弊社では、世界中を航行する船舶用燃料の購買システム「BUFFALO」を開発し、NYKにおける海上運送事業の円滑化を図っています。この「BUFFALO」は、船舶に燃料を補給するにあたり必要な情報を入力すると、現地のサプライヤーへメールを送信すると同時に、連携している会計システムへデータを送るというものです。「BUFFALO」を運用する上で、弊社は大きく2つの課題を抱えていました。まずひとつめは、インボイスを発行するにあたり他社のオンプレミス型レポーティングシステムと連携していたのですが、ハードウェアの運用保守に多大なコストや手間が必要だったという点です。日々の運用保守業務はもちろん、約5年おきに必要となるレポーティングシステム自体、そして基盤となるServerのバージョンアップは特に大きなものでした。同時期に「BUFFALO」自体のハードウェア移行プロジェクトも進行していたため、これを機にレポーティングシステムの見直しを図れないかという案が持ち上がったのです。
そしてもうひとつの課題は、レポーティングシステムをメンテナンスできる人材がいなくなっているという点でした。システムは導入から何世代も経過しており、改訂履歴などを追うことは極めて困難です。そのため、使用していないフォームに費用がかかり続けてしまうほか、フォームメーカーを所有していないため、ユーザーからフォームの変更依頼に対応できない状況でした。
こうした課題を解決するべく、弊社では2017年4月より、レポーティングシステムのリプレイスを検討開始したのです。

比較検討においては、「BUFFALO」と連携する上で必要な機能の有無に加えて、大きな課題となっていたコスト面を特に重視しました。
そこでまずは資料ベースで弊社のニーズに合う5 社のソリューションをピックアップした後、3 社に絞り込んで具体的な検討を実施。当初はオンプレミスとクラウドの両方を検討対象として挙げていましたが、運用保守やコストなどの観点から、残ったのはすべてクラウド型のソリューションでしたね。
そして私も驚いたのですが、この最終選考に残った中の「OPROARTS」が、実はすでに弊社の別プロジェクトで導入されていたのです。そこで早速別プロジェクトの担当者に会い、フォームの自由度やメンテナンス性を含む機能面、実際の使い勝手などをヒアリングしました。
「OPROARTS」に対する担当者の評判は上々で、「これなら『BUFFALO』との連携でも大丈夫」という手ごたえが感じられました。別プロジェクトでの利用実績も後押しして、候補の中から最終的に「OPROARTS」を選んだというわけです。
こうして弊社では2017年10月に、「OPROARTS」への移行作業および帳票出力トライアルを開始。各種調整に伴う並行稼働期間を経て、2018年4月に本格稼働をスタートしたのです。

なにより一番大きかったのはコスト削減効果ですね。
まず、旧環境において年額で約100万円かかっていたコストが約35万円と、三分の一程度にまで削減されました。さらに、約5年おきに必要だった400 ～ 500万円のバージョンアップに関するコストについても、「OPROARTS」ならクラウド型なので一切不要です。このコスト削減効果は、企業全体としてもかなり大きなものだと考えます。
弊社では数年間にわたりフォームを作成していなかったので、今回の導入にあたってはOPROの「帳票作成サービス」で6つの帳票を作成していただきました。弊社の業務では、フォームの作成・修正などを行う頻度が非常に少ないため、こちらも社内にフォームメーカーを持たなくて済むコスト削減効果、そして運用管理にかかる手間の削減効果が得られています。

「OPROARTS」で発行したインボイスは、PDFファイルとしてサプライヤーへのメールに添付・送信されますが、この辺りの連携についてもまったく問題ありません。実際の業務に関しても、「BUFFALO」と「OPROARTS」はあくまでもバックグラウンドで連携しているため、入力担当者の業務フローを一切変えることなく、ごく自然なリプレイスを実現することができました。