弊社では営業支援システムとしての「Salesforce」と販売管理システムとしての「クラウド型のERPシステム」を使用してビジネスを続けていました。しかし、例えば見積書を作成する作業の場合、この二つのシステムに対してそれぞれ入力が発生するケースや、承認待ちの間に金額が変わった際の履歴管理が難しく混乱が起こりやすいといった課題がありました。そこで、帳票管理だけでもSalesforceに機能を集約して課題を解決したいという理由からオプロのOPROARTSの検討を始めました。
Salesforceの拡張機能ツールにはいろいろな製品がありますが、実際の運用コストまで考えると使える製品は絞られてくると思います。弊社の規模感でいうと、OPROARTSは機能と課金体系がまさにベストマッチといえることもあって導入を決めました。
2015年の3月に導入を始め、実稼働に入ったのが同年10月でした。当初は帳票の発行がメインで、既存のERPシステムで出来ていたことをOPROARTSで再現するといったシンプルな使い方がメインでした。しかし、あるときこのサービスならSalesforceのUI改善にも活用できるのではないか、ということに気が付いたのです。

例えば見積もりフォームはSalesforce上ではWebフォームでフィールドを2列に並べることしかできないので、使いやすい書式が作りづらいのが難点です。しかしOPROARTSのデザインツール「Live」を使えば、Visualforceページのコードを書き出すことができます。この仕組みを使えば、帳票レイアウトをそのままSalesforce上に表示させ、各項目がレコードと連携できるようになりま す。これを応用することで今まで紙に書いていた帳票のレイアウトをそのままに、Salesforce上で編集・保存できる電子データができあがります。多少アレンジする部分や新たにプログラムを組む部分もありましたが、結果は弊社の営業から使いやすいと非常に好評でした。
また、様々なパラメーターを並べるプロジェクト支援ツールも作ることができました。例えば制作費の総費用のうち、外注費はいくらで、社内の人件費はいくら、といったように、たくさんの枠が必要な損益管理でも一画面に収まるように作れます。プロジェクトの損益が一目で分かるようになったので、ユーザーの負担を大きく軽減し、意思決定の速さにも貢献できています。
同じようにこの機能は予算管理にも使えます。弊社は上場企業ということもあり実績の状況やコスト予算の消化状況などをリアルタイムで把握する必要があります。これまではExcelで一定期間ごとに個別の集計をしていましたが、それを報告している間にも実績は発生します。そのため、手元に戻ってくるときには見込みの計算が消されて実績が上書きされてしまうので予算の履歴管理が大変でした。しかし、こちらも同じようにSalesforce上で一元管理ができるようにLiveで作ってみたところ、管理も楽になり、通期のレポートもリアルタイムで取り出せるようになったのです。

OPROARTSの導入によって、Salesforce上で帳票管理が行えるようになったことはもちろんですが、OPROARTSに標準搭載された機能を使うことで業務の深い部分が連携できたことはうれしかったですね。まさに創造性を掻き立ててくれるソリューションだと思います。ほかにも例えばプロジェクトの受注後の履歴管理など、OPROARTSとSalesforceを使ってやりたいことで、まだ手を付けていない部分も残っています。これからますます役立てていきたいですね。